Одной из проблем, мешающих развитию корпоративных путешествий или делового туризма в Казахстане, является отсутствие чёткого понимания того как эффективное управление бизнес поездками может помочь развитию компании, оптимизировать ее расходы. Многие казахстанские компании не знают, как правильно планировать командировки, чтобы оптимизировать бюджет, выделенный на бизнес поездки. Одним из ярких выражений непонимания делового туризма со стороны отечественного бизнеса является отсутствие во многих компаниях позиции трэвел менеджера или тревел координатора (специалиста по планированию бизнес поездок и организации командировок сотрудников). Компания Abacus Central Asia провела в прошлом году исследование, посвященное корпоративным путешествиям, среди крупных компаний Казахстана. В результате опроса выяснилось, что планированием деловых поездок в 28% компаний занимаются секретари, главы департаментов в 19%, тревел координаторы в 15%, руководители компаний в 12%, маркетинговые департаменты в 6%, финансовые департаменты в 3%, HR менеджера в 1%, другие сотрудники в 15% случаев. Таким образом, только в 15% компаний есть тревел координаторы, ответственные за деловые поездки. Создается такое впечатление, что местный рынок не нуждается в специалистах по управлению бизнес поездками.
Косвенным подтверждением этому может служить обзор вакансий, размещенных на самом крупном рекрутинговом портале HeadHunter Казахстан (hh.kz). C 4-го по 17-ое сентября на странице портала было размещено около 43 вакансий по туризму. Из 43 вакансий, только две позиции связаны с деловым туризмом (одна позиция «Консультант по организации деловых поездок», а вторая позиция – «Менеджер по MICE проектам»). На все остальные позиции требуются менеджеры по туризму, которые отчасти занимаются и деловыми поездками. Еще один интересный аспект состоит в том, что работодателями в большинстве случаев являются туристские агентства, а не корпоративные клиенты. Корпоративные клиенты и крупные компании предпочитают поручать обязанности менеджера по деловым поездкам кому-нибудь из персонала или же «аутсорсить» во внешние турагентства. Хотя как показывает обзор деятельности координатора корпоративных путешествий, компаниям лучше иметь в своем штате специалиста, который сам будет заниматься этими вопросами.
Управление корпоративными путешествиями (СТМ - Сorpоrate Тravel Мanagement) является частью стратегического подхода компании к организации деловых поездок, которая включает в себя такие аспекты как создание и соблюдение тревел политики, ведение переговоров со всеми поставщиками, ежедневная работа над программой компании по корпоративным поездкам, которая в целом направлена на сокращение расходов компании, повышение качества обслуживания сотрудников, обеспечение их безопасности и управление рисками в путешествиях, работа с корпоративными кредитными картами, обработка личных данных сотрудников и т.д. В тоже время, CTM не следует путать с работой традиционного туристского агентства, которое обрабатывает запросы компании по бронированию билетов и проживанию в отелях. Туристские агентства предоставляют стандартные туристские услуги для своих клиентов, а менеджер по корпоративным путешествиям качественно обслуживает потребности сотрудников собственной компании, управляет процессами бронирования, согласования командировок и претворяет в жизнь тревел политику компании – свод положений и правил, установленных руководством, с учетом потребностей сотрудников и необходимостью экономить средства. Тревел менеджер часто объединяет в себе функции финансового контролера статей расходов, административного координатора, а также роль специалиста по закупкам тревел услуг (авиа, отели, визы, машины и другое). Он ведет переговоры по корпоративным тарифам, добивается скидок со стороны поставщиков, обговаривает цены с авиакомпаниями, отелями, вместе с руководителем компании принимает решение о том, в каком классе сотрудники имеют право летать, и многое другое.
Как показывает практика, для большинства крупных международных компаний и компаний с разветвленной сетью филиалов статья "путешествия и командировочные" представляют собой вторую по величине статью расходов, уступая лишь зарплате и льготам. Расходы на путешествие обычно выше, чем расходы на содержание офиса или ИТ услуги. Дело в том, что расходы на "путешествия и командировочные" не ограничиваются только лишь расходами на приобретение авиа/железнодорожных билетов, проживание в гостинице, аренду автомобиля и т. д. Они также включают в себя все расходы, понесенные во время поездки, такие как питание, такси, чаевые, подарки клиентам и т.д.
Все эти вопросы, связанные с бизнес поездками, как правило, обрабатываются и регулируются менеджером по корпоративным путешествиям, который может работать в составе финансового департамента, HR службы, отдела закупок или административного управления. В связи с тем, что менеджер по корпоративным путешествиям ответственен за крупные корпоративные затраты, то было бы правильно ставить вопросы управления и организации бизнес поездок наравне с другими вопросами в компании и иметь отдельное подразделение, которое занималось бы всеми вопросами бизнес поездок. А если компания еще участвует в выставках, конференциях и других массовых событиях или организует сама подобные мероприятия, то значимость и необходимость в подразделении, которое бы занималось организацией поездок и координацией с туристским агентством, очень высока.
Подобные бизнес мероприятия принято сокращенно называть MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Events, что в переводе означает собрания, поощрения, конференции, события). MICE - это мероприятия компаний, направленные на развитие, мотивацию, обучение персонала, партнеров и клиентов компании, а также на представление компании, её ценностей, философии и возможностей для внутреннего и внешнего потребителя. Организацию MICE мероприятий лучше передать профессиональным event агентствам, так как это освободит время и ресурсы компании от лишних затрат и позволит сконцентрироваться на контроле и управлении, а не на исполнении и разбирательствах в премудростях event менеджмента. В случае если для участия или организации собственного мероприятия необходимо передвижение сотрудников в другие страны или приезд гостей из-за рубежа, тогда компании обязательно понадобится помощь профессионального турагентства, которое может организовать максимум услуг при минимальном бюджете. В тоже время управление ходом организации мероприятий и контроль затрат стоит доверять только опытным профессионалам соответствующего подразделения по управлению бизнес поездками.
Согласно исследованию индустрии корпоративных путешествий, проведенному организацией AirPlus International в конце 2012-года, среди 2100 компаний, работающих в 24 странах мира, только у 18% нет политики бизнес поездок. Такие компании, в среднем, несут на 10-15% больше финансовых расходов, чем иные, у которых есть тревел политика и менеджер, координирующий командировки в штате компании. В рамках исследования выяснилось также, что 58% опрошенных менеджеров деловых путешествий значительно сокращают расходы компании путем переговоров с авиалиниями о более выгодных тарифах, 72% менеджеров сокращают расходы путем получения скидок от отелей и 55% менеджеров добиваются сокращения расходов за счет скидок и уступок от компаний, предоставляющих в аренду автомобили.
Кроме сокращения расходов и увеличения операционной прибыли компании, менеджеры по управлению бизнес поездками занимаются еще и качественной стороной вопроса, создавая благоприятные условия для командировок сотрудников компаний. К примеру, невнимательность при бронировании билетов или выбор неудачно расположенной гостиницы может очень негативно отразится на всей деловой поездке. Или, например, за рубежом нередко у путешественников возникают проблемы с кредитными картами. Менеджер по корпоративным путешествиям способен решить и такие вопросы, что крайне важно для компании. Кроме этого он может также проконсультировать сотрудников, отправляющихся в деловую поездку, по особенностям местной культуры, традиций и делового этикета. Вот почему крайне важно доверить организацию корпоративной поездки профессионалу.
Несмотря на высокую значимость менеджера по деловым поездкам, в большинстве казахстанских компаний такой позиции пока нет. Да и на рынке мало профессионалов этого дела. Чаще всего крупные компании при подборе сотрудников на соответствующую должность ищут их среди профессиональных турагентов, так как считается, что если сотрудник знает основы работы по организации бизнес поездок для корпоративных клиентов, то ему будет как минимум легко обслужить потребности компании. Турагенты также рассматривают работу в престижной компании на должности тревел координатора в качестве карьерного роста и большой удачи, так как они в целом продолжают выполнять те же функции, только по другую сторону рынка. Компании при поиске кандидата на должность менеджера, отвечающего за бизнес поездки, опираются не только на наличие профессионального опыта работы в турбизнесе, но и на навыки общения с персоналом, высокий уровень коммуникабельности, наличие умений вести переговоры и способность работать в стрессовой ситуации с гибким графиком работы.
Вопросы управления деловыми поездками активно решаются пока только в иностранных компаниях, работающих в Казахстане. Головные офисы иностранных компаний давно столкнулись с необходимостью оптимизации бюджетов на бизнес поездки, управления большим количеством поездок сотрудников и уже пришли к автоматизации и применению инноваций в этой сфере. С свою очередь штаб-квартиры транснациональных компаний обязывают свои локальные представительства применять практики по экономии и контролю средств на командировки, приучая искать разнообразные способы получения выгодных цен от поставщиков, внедрения тревел политик и использованию корпоративных решений по онлайн бронированию и управлению расходами компаний. Похожий тренд наметился и среди местных компаний, особенно крупных, и можно делать оптимистичные прогнозы. Хотя говорить о полноценном развитии этого направления в Казахстане ещё рано, так как руководство компаний еще так мало знают о новых возможностях в управлении бизнес поездками и еще очень велик дефицит квалифицированных сотрудников, умеющих применить весь арсенал инструментов по планированию, управлению командировками сотрудников и анализу расходов компаний.
Об этом и многом другом участники рынка индустрии туризма Казахстана и крупные корпоративные клиенты поговорят на ставшей уже традиционной ежегодной Конференции Abacus Корпоративные Путешествия ACTC 2013, которая пройдет в 29-30 октября 2013 года в Алматы. Подробную информацию о конференции ACTC 2013 можно найти на сайте www.CorporateTravel.kz.
Аналитический департамент компании Abacus Central Asia